扣押“三金”和“人事档案”不合法

一.用工市场现状

 

这里所说的“三金"是指押金、保证金、违约金。《劳动合同法》实施前,不少企业通过收取押金、保证金、约定违约金等方式来稳定用工关系,以没收或扣除该费用相要挟,防止员工任意跳槽,但此种方式现今已非上策,效果可能适得其反;另外,不少中小企业中也时常出现扣押员工毕业证书、各类资质证件的情况,控制人才外流,因为员工离开本单位又没有资质证件就很难就业,所以,只能无奈留在原来的工作岗位,其实质是在侵害员工就业权,是被法律所禁止的。

 

二.相关法律规定

 

根据《劳动合同法》第9条的规定,用人单位招用劳动者,不得扣押劳动者的居民身份证和其他证件,不得要求劳动者提供担保或者以其他名义向劳动者收取财物。所以,如果企业以各种名义收取押金、保证金或者随意设置违约金条款等均会因为违法而不受法律保护。

 

【案例链接】

 

企业可扣留职工档案吗?

 

【案情简介】

 

李某于1992年进某公司工作,于1997年订立为期10年的劳动合同。合同中对岗位、工资、合同解除条件、违约金赔偿等均有明确约定。2004年,李某向该公司递交了辞职报告,当日下午李某离开该公司。此后,双方劳动关系已实际解除,但未办理有关李某档案转移手续。李某要求该公司办理档案转移手续不成,遂于2005年向劳动争议仲裁委员会申请仲裁。该劳动争议仲裁委员会作出仲裁裁决,裁决该公司为李某办妥人事档案转移工作等。该公司向法院起诉,要求支持该公司不予办理档案转移手续。

 

该公司称:李某在合同期内辞职,未提前30日以书面形式通知我公司,辞职后又不按合同约定交纳违约金,故我公司不予办理档案转移手续。李某工资收入不低于本市最低工资标准,李某单方解除劳动合同手续不合法,违反劳动合同约定,应支付违约金40000元。请求支持我公司不予办理档案转移手续。李某称:该公司的诉讼请求违反劳动法律、法规,李某的作为合法、合情、合理,要求驳回该公司的诉讼请求。

 

该案最主要的争议焦点是该公司是否能以劳动者违约或未支付违约金为由不为劳动者办理档案转移手续。

 

【争议焦点】

 

对此,主要有两种观点:一种观点认为,该公司不为李某办理档案转移手续违反法律规定,应判决该公司无条件为李某办理档案转移手续;另一种观点认为,要具体查清李某在合同期内辞职,是否提前30天以书面形式通知了该公司,是否构成违约解除劳动合同,违约的话,是否已按合同约定交纳违约金40000元等,由这几方面来综合判断该公司是否应立即为李某办理档案转移手续。

 

【案例评析】

 

认同第一种观点,该公司扣留员工档案的做法是错误的。李某向该公司提交辞职报告后,于当日下午离开该公司,双方劳动关系已实际解除。在双方实际解除劳动合同后,原用人单位不能随意扣留员工档案,应按有关规定及时转递。该公司应按《企业职工档案管理工作规定》为李某办理档案转移手续,该公司以李某单方解除劳动合同手续不合法及李某应承担违约金等为由要求支持其不予办理李某档案转移手续的观点无法律依据。该公司提出的与李某间的劳动争议,可通过劳动争议的—般解决途径处理,但不能拒绝为李某办理档案转移手续。

 

《企业职工档案管理工作的规定》第18条规定,企业职工调动、辞职、解除劳动合同或被开除、辞退等,应由职工所在单位在1个月内将其档案转交其新的工作单位或其户籍所在地的街道劳动(组织人事)部门。第19条规定,转递档案,可通过机要交通或派专人送取,不准邮寄或交本人自带;对转出的裆案,必须按统一规定的“企业职工档案转递通知的项目登记,并密封包装;对转出的材料,不得扣留或分批转出;接收单位收到档案经核对无误后,应在回执上签名盖章,并将回执立即退回,逾期1个月转出单位未收到回执应及时询问,以防丢失。《关于固定工签订劳动合同有关问题的函》也明确,用人单位与职工解除劳动关系后,应及时将职工档案转到职工新的接收单位;无接收单位的,应转到职工本人户口所在地。

 

可见,不管劳动者以哪种方式离开用人单位,用人单位均应及时将其个人档案转出,用人单位以双方争议未解决为由扣押个人档案的做法是错误的。现实生活中,用人单位在解除或终止与职工的劳动关系后,以种种理由扣留职工档案的现象较为普遍。应该说,许多用人单位也有他们的苦衷,有的员工给用人单位造成损失而被辞退或者开除,但员工本人不赔偿损失,用人单位只好把档案扣着;有的员工在离开时不退住房、不交纳违约金;有的员工和单位签订了在职培训协议,但提前离职,却不愿意向单位退培训费等。有的单位想约束员工,就把档案扣留着,只有员工交纳了违约金,单位才把档案关系转走。用人单位通过扣留档案的手段来制裁职工,这是一种违法行为。企业无权以任何理由扣留已离职的员工的档案。

 

三、例外情形

 

1.可设定担保的例外情形:

劳动者占有用人单位价值较高的财产时,用人单位与劳动者约定设置担保的效力也并非绝对无效。根据《劳动合同法》第9条的规定,用人单位不得在招工时扣押劳动者身份证件、要求劳动者提供担保或收取劳动者财物。但在劳动合同履行过程中,对于劳动者占有用人单位价值较高的财物,用人单位为防止财物灭失或被轻易毁坏,与劳动者约定设置相应的合理担保,法律没有禁止的,可以认定为有效。但若该约定为流押、流质担保,或者名义上为财物“担保”实际上却是要求劳动者购买该财物的,该约定无效。
 

2.可约定违约金的例外情形:

 

(1)双方约定服务期承诺,企业已提供专项培训费用,对其进行专业技术培训的;

(2)双方约定保守用人单位的商业秘密和与知识产权相关的保密事项的;

(3)双方约定离职后劳动者负有竞业禁止义务,且从离职后起企业支付补偿金给员工的。

 

【案例链接】

 

赵某在2005年5月1日进入A公司担任技术员职务,但未签订书面劳动合同,公司也未为其缴纳社会保险。到2008年5月1日时,A公司与其签订一份书面劳动合同,约定合同期限为1年,试用期3个月,并开始为其缴纳社会保险。2009年4月31日,A公司与其再次签订为期1年的劳动合同。2009年6月1日,赵某提出A公司支付其从2005年5月13起至今的社会保险。问A公司在劳动用工管理上存在哪些法律风险?如赵某向当地劳动仲裁部门提起请求,怎么提请求符合法律规定?

 

【案例评析】

 

首先,是未订立书面劳动合同的相关法律责任。

赵某与A公司的劳动关系建立时未签订书面劳动合同,依据《劳动合同法》第10条规定,已建立劳动关系,未同时订立书面劳动合同的,应当自用工之日起1个月内订立书面劳动合同。赵某与公司的劳动关系从2005年5月1日延续至今,该法于2008年1月1日起实施,若A公司才在2008年2月1日前与其签订书面劳动合同则不承担双倍工资,但公司于2008年5月1日才与之签订书面劳动合同,则应承担2008年2月1日起至2008年5月1日这3个月的双倍工资。

其次,是试用期约定不当的法律责任。

先不论赵某延续2005年5月至今的劳动关系这一事实,约定劳动合同期限为固定期限1年,试用期3个月,依据《劳动合同法》的规定,合同期限3个月以上不满1年的,试用期不得超过1个月,其约定试用期3个月的做法显然违法。且本案中赵某从2005年5月开始就是A公司员工,履行劳动合同过程中再次约定试用期的做法本身也是错误的。试用期已经履行的,由用人单位以劳动者试用期满月工资为标准,按已经履行的超过法定试用期的期间向劳动者支付赔偿金。

再次,是未按时缴纳社会保险的法律责任。

赵某与A公司事实劳动关系建立于2005年5月,A公司应当为其缴纳社会保险。本案中赵某向劳动争议仲裁委员会所提支付保险费的请求有误,而只能请求A公司为其向社保机构补缴相应保险。同时,赵某自己也需补足员工个人所应承担比例部分的保险费用。由本案延伸开去的一个问题,就是当A公司连续2次与赵某签订固定期限劳动合同后,再续签合同的情况下,A企业应当承担何种法律义务?这就是无固定期限劳动合同的签订问题。

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